Le lancement de la recharge auprès des salariés réussit quand la communication répond, avant l’ouverture, à six questions : quand, pour qui, comment accéder, à quel prix, où se garer et qui appeler. Elle doit décrire le service réellement disponible, dire quelles données sont enregistrées et être accompagnée d’une démonstration sur place.
Vous saurez fixer le calendrier d’annonce, rédiger un message de lancement exact, présenter les données collectées conformément au code du travail, montrer une session de recharge en quelques minutes et organiser l’assistance de la première semaine, puis corriger vos supports à partir des retours.
Quand informer les salariés : un calendrier avant et après l’ouverture
Annoncez le service plusieurs semaines avant l’ouverture, rappelez-le avec une démonstration dans les jours qui précèdent, puis envoyez un message court le jour même. Ce rythme laisse le temps de créer les comptes et, le cas échéant, de respecter les délais propres aux règles internes.
Ce dernier point est souvent oublié. Selon l’article L1321-5 du code du travail, une note ou une charte qui fixe des obligations générales et permanentes de discipline ou de sécurité est traitée comme une adjonction au règlement intérieur, lorsqu’il en existe un. Or ce règlement, obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés, ne peut être modifié qu’après avis du CSE (comité social et économique), et son entrée en vigueur intervient un mois après les formalités de publicité, selon l'article L1321-4 du code du travail.
| Moment | Contenu | Canal conseillé |
|---|---|---|
| Annonce | Date d’ouverture, public concerné, démarche d’inscription, règles en préparation | Message interne et affichage |
| Rappel avant ouverture | Démonstration, remise des badges, document d’une page | Réunion courte sur le parking |
| Jour d’ouverture | Confirmation, contact d’assistance, lien vers la documentation | Message court et affiche près des bornes |
| Fin du premier mois | Réponses aux questions fréquentes, règles ajustées | Message interne, version datée du support |
Si votre charte de recharge prévoit des sanctions, partez de ce délai pour fixer la date d’ouverture, et non l’inverse. Le guide pour rédiger une charte de recharge pour les salariés détaille son contenu.
Avant d’annoncer : vérifier que le service fonctionne vraiment
N’annoncez une date que lorsque l’installation est réceptionnée, vérifiée et testée point par point. Un premier contact raté coûte plus cher en confiance que quelques jours de décalage.
Deux étapes juridiques précèdent l’ouverture. La réception, selon l’article 1792-6 du code civil, est l’acte par lequel vous acceptez l’ouvrage avec ou sans réserves ; les défauts visibles se notent à ce moment-là sur le procès-verbal.
Le code du travail (articles R4226-14 et suivants) impose aussi une vérification initiale des installations électriques par un organisme accrédité lors de leur mise en service et après toute modification de structure. Le guide sur la réception de bornes en entreprise vous aide à préparer ce procès-verbal.
Avant d’envoyer la première annonce, cochez cette liste de contrôle :
- une session complète réussie sur chaque point, avec un badge d’utilisateur et non un badge d’administrateur ;
- l’identifiant de chaque point lisible sur la borne et repris dans la documentation ;
- les comptes des premiers utilisateurs créés et testés ;
- le numéro ou l’adresse d’assistance joignable aux heures d’arrivée des équipes ;
- le marquage au sol et la signalétique posés ;
- le procès-verbal de réception signé, avec ses éventuelles réserves, et le rapport de vérification initiale reçu.
Communication aux salariés : le message de lancement de la recharge en six informations
Un bon message de lancement tient sur un écran de téléphone et renvoie vers une documentation unique. Il donne six informations, sans rien promettre que le service ne tienne.
| Information | Ce qu’il faut écrire | Erreur à éviter |
|---|---|---|
| Date d’ouverture | Le jour et l’heure à partir desquels une session peut démarrer | Annoncer une date avant la réception |
| Utilisateurs concernés | Salariés, véhicules de service, visiteurs ou non | Laisser croire que tout le monde est inscrit d’office |
| Procédure d’accès | Badge, application ou code, et comment l’obtenir | Renvoyer vers un compte qui n’existe pas encore |
| Conditions tarifaires | Gratuit, payant ou refacturé, avec le mode de calcul | Rester flou sur le prix |
| Règle de stationnement | Durée, créneaux, place de repli, place accessible aux personnes à mobilité réduite | Réserver les places sans solution pour les autres |
| Contact d’assistance | Un nom ou un service, un numéro, des horaires | Une adresse générique jamais relevée |
Précisez aussi qui a accès. Selon le règlement européen AFIR (UE) 2023/1804, un parking de bureaux réservé aux salariés et aux personnes autorisées n’est pas « ouvert au public » ; si vous ouvrez les bornes à des clients, le point peut le devenir, avec d’autres obligations, notamment, si la recharge est payante, la possibilité de recharger à l’acte sans abonnement. Décidez-le avant d’écrire le message.
Dire aux salariés quelles données la recharge enregistre
Le message doit expliquer, avant la première session, ce que le système enregistre sur chaque utilisateur. C’est une obligation, pas une politesse : l'article L1222-4 du code du travail interdit de collecter une information concernant personnellement un salarié par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance.
Un badge nominatif, une réservation ou un historique de sessions sont de tels dispositifs. Indiquez donc, en une ou deux phrases, ce qui est enregistré (heure de début et de fin, énergie, identifiant du badge), pourquoi, qui y accède et combien de temps les données sont gardées. Le RGPD demande de limiter les données au nécessaire et de ne pas les conserver au-delà de ce qu’exige la finalité ; à notre connaissance, la CNIL ne fixe pas de durée propre aux historiques de recharge : c’est à vous de la justifier.
Ne pas détourner les données de recharge
Pour les badges d’accès aux locaux, la CNIL précise qu’un relevé destiné à la sécurité des entrées et sorties ne peut pas servir à vérifier les horaires. Le même principe vaut ici : écrivez que l’historique sert à gérer le service, pas à contrôler la présence. Dans une entreprise d’au moins 50 salariés, un outil permettant un contrôle de l’activité exige en outre l’information et la consultation préalables du CSE (article L2312-38).
Annoncer la puissance et le prix sans promesse intenable
Écrivez la puissance de la borne, mais expliquez que chaque voiture recharge à sa propre capacité. Selon Enedis, une voiture branchée sur une borne qui délivre plus que ce qu’elle peut accepter recharge à son propre maximum, donc moins vite que la puissance affichée.
Prenons un exemple de calcul, à titre d’hypothèse : une voiture qui accepte au plus 7,4 kW en courant alternatif, branchée sur un point de 22 kW, recharge au mieux à 7,4 kW. En quatre heures de stationnement, elle récupère au plus 7,4 × 4 = 29,6 kWh, avant les pertes de recharge. Un salarié qui compte sur 22 kW sera déçu, et si la recharge était facturée au temps, il paierait une puissance que sa voiture ne peut pas obtenir.
Sur le prix, soyez précis. Le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) indique que, jusqu’au 31 décembre 2027, l’avantage en nature résultant de la recharge au travail est négligé, y compris pour les véhicules personnels des salariés et l’électricité : une recharge gratuite n’est donc pas un avantage en nature à déclarer. N’annoncez pas non plus une disponibilité permanente : dites combien de points existent et comment ils sont partagés.
Organiser une démonstration courte sur le parking
La démonstration se fait devant une borne, avec une vraie voiture et un vrai badge, et montre une session de bout en bout. Faites-la animer par quelqu’un qui connaît le parcours, puis faites refaire le geste par une personne qui découvre le système.
- Garer la voiture de façon que le câble atteigne la trappe sans être tendu ni traîner dans le passage.
- S’identifier avec le badge ou l’application.
- Brancher le câble côté borne, s’il n’y est pas attaché, puis côté voiture, jusqu’au verrouillage.
- Vérifier le démarrage : voyant, écran de la borne ou notification, selon le modèle.
- Arrêter la session, débrancher côté voiture, puis côté borne.
- Ranger le câble sur son support, sans le laisser au sol.
Expliquez aussi ce que l’on fait en cas d’erreur : noter l’identifiant du point, photographier le message affiché et prévenir l’assistance. Personne ne doit ouvrir un coffret ni réarmer un disjoncteur : selon le code du travail, les opérations sur les installations électriques sont réservées aux travailleurs habilités, et l’article D353‑2 du code de l’énergie confie la maintenance des bornes à des professionnels qualifiés. Les questions posées pendant la démonstration révèlent les étapes qui paraissaient évidentes à l’équipe projet.
La première semaine : assistance, signalements et tri des demandes
Pendant la première semaine, un responsable joignable et un canal unique de signalement comptent plus que tout document. Chaque demande doit arriver au même endroit, puis être dirigée vers la bonne personne.
Classez les demandes en cinq familles, chacune avec son interlocuteur :
- compte et badge : l’administrateur des accès ;
- stationnement et règles : les services généraux ou le gestionnaire du site ;
- recharge qui ne démarre pas : d’abord les vérifications simples côté utilisateur, puis la supervision ;
- facture ou refacturation : le service comptable ;
- défaut matériel : l’installateur ou le prestataire de maintenance, jamais une intervention interne improvisée.
La supervision, logiciel qui reçoit les données des bornes par le protocole ouvert OCPP (Open Charge Point Protocol), permet, selon le logiciel, de voir si une session a été refusée ou interrompue. Un défaut révélé après la réception se signale par écrit à l’installateur : la garantie de parfait achèvement couvre, pendant un an à compter de la réception, les désordres ainsi notifiés. Le guide sur qui doit administrer les accès aux bornes aide à répartir ces rôles.
Corriger les explications avec les retours du premier mois
À la fin du premier mois, relevez les questions qui reviennent et traitez-les comme des indices. Une difficulté partagée par plusieurs personnes signale souvent un défaut de procédure ou d’interface, et pas seulement un besoin de formation.
Comparez les sessions démarrées et les sessions réussies. La réglementation retient ces deux compteurs, avec la durée et l’énergie moyennes des sessions, parmi les indicateurs d’usage des bornes ouvertes au public ; ils sont tout aussi parlants sur un parking privé. Un écart important oriente plutôt vers un problème d’identification ou de câble que vers un manque de bornes.
Mettez ensuite à jour le document d’une page, indiquez sa version et sa date, et informez les utilisateurs si une règle change. Si des voitures restent branchées après la fin de charge, le guide pour prévenir les voitures ventouses propose des pistes, et le guide de recharge au bureau aide à articuler cette communication avec l’organisation quotidienne du parking.
Préparer le lancement avec votre installateur
Votre communication a besoin d’éléments que seul l’installateur détient ; sans eux, le message de lancement reste approximatif. Demandez-lui, avant la réception :
- La liste des points avec leur identifiant, leur puissance et leur emplacement.
- La procédure de création et de retrait des badges, et qui l’exécute.
- L’accès à la supervision OCPP, avec la version du protocole utilisée.
- La procédure de dépannage : qui appeler et dans quels délais, selon votre contrat de maintenance.
- Une affiche ou une notice d’utilisation pour chaque modèle de borne.
Faites ensuite relire votre message de lancement par l’installateur : il repérera une puissance surestimée ou une étape d’identification mal décrite. Si le nombre de candidats dépasse le nombre de points, ouvrez d’abord le service à un groupe restreint ; le guide pour organiser une phase pilote explique comment en tirer des règles.
Volticom, entreprise qualifiée QUALIFELEC IRVE, intervient partout en France : visite technique, devis détaillé, puis mise en service avec supervision OCPP. Pour un projet de parking d’entreprise, décrivez votre site dans la demande de devis professionnel ; objectif : devis sous 48 h après dossier complet.
L’essentiel à retenir
- Le message de lancement donne six informations : date, utilisateurs, accès, prix, stationnement et contact d’assistance.
- Une charte qui impose des règles de discipline suit le régime du règlement intérieur quand il en existe un : avis du CSE et entrée en vigueur un mois après la publicité.
- Les salariés doivent savoir, avant la première session, quelles données les badges et l’historique enregistrent (article L1222-4 du code du travail).
- Une voiture recharge à sa propre capacité, pas à la puissance affichée par la borne.
- Jusqu’au 31 décembre 2027, la recharge au travail n’est pas un avantage en nature à évaluer, selon le BOSS.
- Les retours du premier mois servent à corriger la procédure, pas seulement à former les utilisateurs.
Questions fréquentes
Comment organiser la communication aux salariés pour le lancement de la recharge ?
Annoncez le service plusieurs semaines à l’avance, faites une démonstration sur le parking dans les jours qui précèdent, puis envoyez un message court le jour de l’ouverture. Ce message donne la date, les utilisateurs concernés, la procédure d’accès, le prix, la règle de stationnement et le contact d’assistance. Il indique aussi quelles données sont enregistrées, et renvoie vers un document unique, daté et tenu à jour.
La recharge gratuite au bureau est-elle un avantage en nature ?
Non, pas jusqu’au 31 décembre 2027. Selon le Bulletin officiel de la sécurité sociale, lorsque l’employeur met une borne à disposition sur le lieu de travail, l’avantage résultant de son usage personnel par le salarié est négligé, y compris pour sa voiture personnelle et pour l’électricité. Les textes consultés ne fixent pas encore la règle applicable après cette date.
Faut-il prévenir les salariés que leurs sessions de recharge sont enregistrées ?
Oui. L’article L1222-4 du code du travail interdit de collecter une information personnelle sur un salarié par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance. Un badge nominatif ou un historique de sessions en fait partie. Dites ce qui est enregistré, pourquoi, qui y accède et combien de temps, et n’utilisez pas ces données pour contrôler les horaires.
Une charte de recharge peut-elle s’appliquer dès l’ouverture du parking ?
Pas toujours. Si elle impose des obligations générales et permanentes de discipline ou de sécurité et qu’il existe un règlement intérieur, elle en devient une adjonction : avis du CSE, communication à l’inspecteur du travail, entrée en vigueur un mois après les formalités de publicité. Seules des obligations de santé et de sécurité justifiées par l’urgence peuvent s’appliquer immédiatement, sous conditions.
Que faire si la borne du parking affiche une erreur ?
Notez l’identifiant du point, photographiez le message affiché et prévenez le contact d’assistance indiqué dans le message de lancement. N’ouvrez ni la borne ni le coffret électrique, et ne réarmez aucun disjoncteur : ces opérations sont réservées à des travailleurs habilités, et la maintenance des bornes à des professionnels qualifiés. L’assistance vérifiera la session dans la supervision avant d’appeler le prestataire.
Pourquoi ma voiture ne charge-t-elle pas à la puissance indiquée sur la borne ?
Parce qu’elle recharge à sa propre capacité. Selon Enedis, une voiture branchée sur une borne qui délivre plus de puissance qu’elle ne peut en accepter recharge à son propre maximum, donc moins vite que la valeur affichée. La capacité de votre voiture figure dans sa notice ou sa fiche technique ; c’est elle qui détermine l’énergie récupérée pendant votre stationnement.
