Qui doit administrer les accès aux bornes dans une entreprise ?

L’administrateur des bornes de recharge d’une entreprise devrait être un responsable nommé par la direction, par exemple aux services généraux ou à la gestion de la flotte, avec un remplaçant désigné. Il ne détient pas tout : les droits sur les badges, les incidents, les données et les prestataires se répartissent entre plusieurs rôles, chacun avec son propre compte.

Vous saurez répartir les droits par rôle, tracer la limite avec le travail de l’électricien, encadrer l’accès aux données des salariés et aux prestataires, puis vérifier que tout fonctionne en l’absence du responsable principal.

Administrateur des bornes de recharge en entreprise : de quoi parle-t-on ?

Administrer les bornes, c’est décider qui peut recharger, dans quelles conditions, et qui agit quand quelque chose se passe mal. Presque tout se fait dans le logiciel de supervision, pas devant la borne.

Le logiciel de supervision est l’outil en ligne qui dialogue avec les bornes : il autorise les sessions, enregistre les consommations, remonte les alarmes et gère les badges sans contact des conducteurs. Ce dialogue peut passer par OCPP (Open Charge Point Protocol), que l’Open Charge Alliance présente comme le protocole ouvert de communication entre les bornes et les systèmes de gestion de la recharge.

Sur un parking d’entreprise, les opérations courantes se rangent en cinq familles :

• les accès : créer un compte, remettre ou désactiver un badge, fixer des priorités ;
• l’exploitation : suivre l’état des points de charge, déclarer un incident ;
• les données : consulter l’historique, produire un export pour la comptabilité ou la refacturation ;
• le paramétrage : puissance allouée, règles de partage entre points, tarifs internes ;
• les prestataires : éditeur du logiciel, mainteneur, installateur.

Ces opérations n’ont pas le même poids. Désactiver un badge perdu est urgent et sans conséquence technique ; baisser la puissance allouée peut empêcher des véhicules de repartir chargés. D’où des droits différents selon les personnes.

Quels rôles attribuer, et avec quels droits ?

Ouvrez le compte principal au nom de l’entreprise, puis attribuez des rôles limités à ce que chacun doit faire. Chaque rôle a un titulaire et un remplaçant.

Dans une petite structure, une personne peut cumuler deux ou trois rôles, à condition qu’un remplaçant existe et que chacun se connecte avec son identifiant : un journal des actions ne vaut que si l’on sait qui a fait quoi.

Selon le règlement européen AFIR, un parking de bureaux réservé aux salariés et personnes autorisées n’est pas « ouvert au public », mais un point sur un lieu privé ouvert au public l’est, même réservé aux clients. Dans ce cas, le code de l’énergie impose notamment à l’aménageur de garantir la recharge à l’acte et d’informer le public d’un incident qui rend l’infrastructure inutilisable plus de deux heures.

Où s’arrête le rôle de l’administrateur face à l’électricien ?

L’administrateur agit dans le logiciel. Tout ce qui touche à l’installation électrique revient à des professionnels habilités et qualifiés.

Le code du travail, à l’article R4544-9, réserve les opérations sur les installations électriques ou à leur voisinage aux travailleurs habilités. Délivrée par l’employeur après une formation au risque électrique, l’habilitation précise les opérations autorisées. Gérer les badges ne la confère pas : un agent d’accueil ou un conducteur n’ouvre ni la borne ni le coffret.

Pour la maintenance, l’article D353‑2 du code de l’énergie va plus loin : les travaux de maintenance sont confiés à des professionnels titulaires d’une qualification identifiant la maintenance des infrastructures de recharge. L’exclusion prévue jusqu’à 3,7 kW vise les bâtiments d’habitation privés, ou les installations qui ne sont ni dédiées principalement à la recharge ni accessibles au public. Une borne dédiée sur un parking d’entreprise n’en relève pas, quelle que soit sa puissance.

La procédure d’incident s’arrête donc à ce que le logiciel permet : constater l’alarme, relancer la session à distance si l’éditeur le prévoit, baliser le point, appeler le mainteneur. Inscrivez cette limite dans la procédure.

Qui peut consulter les données de recharge des salariés ?

Seules les personnes qui en ont besoin pour une finalité précise, et seulement les données utiles à cette finalité. Avec un badge nominatif, chaque session devient une donnée personnelle.

L’article 5 du règlement général sur la protection des données (RGPD) impose des finalités déterminées, des données limitées au nécessaire et une conservation qui n’excède pas ce qu’exige la finalité ; l’entreprise, responsable du traitement, doit pouvoir le démontrer. Son article 32 demande de faire en sorte que les personnes ayant accès aux données ne les traitent que sur instruction.

Le code du travail ajoute deux règles. Aucune information personnelle ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté au préalable à la connaissance du salarié (article L1222-4). Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le comité social et économique (CSE) est informé et consulté avant la mise en œuvre de moyens permettant de contrôler l’activité des salariés (article L2312-38) ; un outil qui rattache les sessions à des personnes identifiées peut en relever.

Pour les badges d’accès aux locaux, la CNIL recommande de supprimer les journaux trois mois après leur enregistrement, et un relevé destiné à la sécurité ne peut pas servir à vérifier les horaires. Aucune durée propre aux historiques de recharge n’est fixée : à vous de la justifier. Par le même principe, un historique de recharge ne sert pas à contrôler la présence.

Selon le BOSS, jusqu’au 31 décembre 2027, l’avantage en nature lié à l’usage personnel d’une borne au travail est négligé, même pour les véhicules personnels : la paie n’a pas besoin des sessions de chacun à ce titre.

Prestataires : ce que le contrat doit fixer

L’éditeur de supervision et le mainteneur accèdent à vos bornes, parfois à vos données : leurs droits se fixent par écrit.

Au sens du RGPD, un prestataire qui traite des données personnelles pour votre compte est un sous-traitant. L’article 28 impose de ne retenir que des sous-traitants offrant des gages suffisants sur leurs mesures techniques et organisationnelles, et de régir le traitement par un contrat qui en fixe l’objet, la durée, la finalité et le type de données. Ce contrat prévoit notamment que le prestataire agit sur instruction documentée, que ses personnels sont tenus à la confidentialité et qu’en fin de prestation il supprime les données ou vous les rend, selon votre choix.

Ajoutez les clauses qui touchent directement l’administration des accès :

• le compte principal est rattaché à une adresse de service, pas à la boîte d’un salarié ;
• le prestataire intervient avec ses propres identifiants, jamais avec ceux d’un salarié ;
• les données s’exportent dans un format réutilisable, en cours de contrat comme à son terme ;
• la version d’OCPP, parmi 1.6 (2015), 2.0.1 (2020) et 2.1 (2025), et les fonctions réellement testées sont écrites, car « compatible OCPP » ne dit ni l’une ni les autres ;
• les personnes autorisées à ouvrir un ticket d’assistance.

Voyez aussi comment comparer des offres de maintenance de bornes et choisir entre OCPP 1.6, 2.0.1 et 2.1.

Préparer une fiche d’exploitation lisible par un remplaçant

La fiche d’exploitation indique, pour chaque opération, qui agit, qui le remplace et où se trouve l’information. Elle tient sur une ou deux pages et ne contient aucun mot de passe.

Joignez à la fiche le schéma remis par l’installateur, le procès-verbal de réception et les rapports de vérification des installations électriques.

Un arrêté du 26 décembre 2011 fixe à un an la périodicité de ces vérifications ; le chef d’établissement peut la porter à deux ans si le rapport précédent ne présente aucune observation. Le responsable de la fiche suit l’échéance.

Tester la continuité avant d’en avoir besoin

Une organisation ne se vérifie qu’en l’exerçant : faites un essai à la mise en service, puis par exemple une fois par an.

Jouez ces scénarios avec le remplaçant, pendant que le titulaire reste en retrait :

• un badge perdu un vendredi soir : le remplaçant le désactive avec son propre compte ;
• un point de charge hors ligne : le référent retrouve le numéro du mainteneur et ouvre un ticket sans aide ;
• un export comptable : le lecteur des données le produit sans l’administrateur ;
• le départ d’un salarié : son compte et ses badges sont fermés le jour de sa sortie ;
• un signalement : un conducteur trouve seul, grâce à l’affichage près des bornes, où déclarer une panne.

Corrigez la fiche le jour même. Parmi les mesures de sécurité adaptées au risque, l’article 32 du RGPD cite une procédure pour tester et évaluer régulièrement leur efficacité : ces essais en laissent la trace.

Réviser les droits à chaque départ, arrivée ou réorganisation

Les droits suivent les fonctions, pas les personnes : à chaque mouvement, comptes, rôles et notifications sont revus.

Les dérives ordinaires ne viennent pas d’une attaque : un ancien gestionnaire reçoit encore les alertes, le badge d’un salarié parti fonctionne toujours. Faites une revue à date fixe, par exemple chaque trimestre : comptes actifs, rôles, badges inutilisés, adresses de notification. Le guide sur le départ d’un salarié et le retrait de ses accès de recharge détaille l’ordre des opérations.

Fermer un accès ne veut pas dire tout effacer. Dans une société commerciale, les factures de recharge, notes de frais et pièces justificatives d’une refacturation se conservent dix ans (code de commerce, article L123‑22), alors que les historiques nominatifs n’ont pas vocation à survivre à leur finalité. Séparez les deux dans vos exports, et inscrivez les règles d’usage dans une charte de recharge pour les salariés.

Ce qu’il faut préparer avec l’installateur avant la mise en service

Les rôles se décident avant la mise en service : ils conditionnent le paramétrage du logiciel et le contrat.

Avant la réunion de lancement, rassemblez :

• les utilisateurs par catégorie (salariés, véhicules de service, visiteurs) et le nombre de badges ;
• le titulaire et le remplaçant de chaque rôle, avec une adresse de service ;
• les finalités des données et leurs durées de conservation, validées par la personne chargée de la protection des données ;
• la consultation du CSE si l’entreprise compte au moins 50 salariés ;
• les exports attendus par la comptabilité.

Demandez ensuite quels niveaux de droits le logiciel propose, comment récupérer vos données si vous changez de prestataire, et qui intervient sur site en cas de panne. Volticom, entreprise qualifiée QUALIFELEC IRVE, réalise la visite technique, le devis détaillé et la supervision OCPP, partout en France : décrivez votre site dans la demande de devis professionnel (objectif : devis sous 48 h après dossier complet) ou voyez notre offre de supervision de bornes de recharge. Le guide des bornes en PME et celui des logiciels de supervision complètent cette lecture.

L’essentiel à retenir

• Administrer les bornes, c’est tenir plusieurs rôles, chacun avec un titulaire et un remplaçant.
• Chacun se connecte avec son propre compte ; le compte principal appartient à l’entreprise.
• L’administrateur agit dans le logiciel ; la maintenance d’une borne de parking d’entreprise revient à un professionnel qualifié (code de l’énergie, article D353‑2).
• Les données nominatives servent une finalité précise, sont annoncées aux salariés et, dès 50 salariés, peuvent exiger la consultation du CSE.
• Le contrat de supervision fixe les instructions, la confidentialité, l’export et le sort des données en fin de prestation.
• Un essai de continuité et une revue périodique des droits rendent la fiche utile.