Pour retirer les accès de recharge d’un salarié à son départ, recensez tout ce qui lui permet de recharger ou de gérer les bornes, fixez la date de coupure avec les ressources humaines, transférez ses droits d’administration, puis désactivez chaque accès. Conservez les pièces comptables, fixez une durée pour le reste et vérifiez le résultat depuis vos outils.
Vous saurez dresser l’inventaire des accès d’une personne, organiser la coupure dans le bon ordre, traiter une voiture de fonction ou une borne à domicile, choisir quelles données garder et combien de temps, et prouver la clôture sans vous connecter à son compte.
Quels accès de recharge un salarié peut-il détenir ?
Bien plus qu’un badge : des accès physiques, des comptes logiciels, des moyens de paiement et des droits d’administration, gérés par des services différents. Un retrait fait de mémoire en oublie facilement un.
Le badge sans contact (RFID, une puce que le lecteur de la borne lit par radiofréquence) reste le plus visible. Mais la supervision, le logiciel qui pilote les bornes à distance, connaît aussi la personne par son compte, son adresse électronique et parfois son véhicule. Voici une trame d’inventaire.
| Accès | Où il est enregistré | Action au départ |
|---|---|---|
| Badge de recharge du parking | Supervision des bornes | Récupérer le badge, le désactiver, puis le réattribuer ou le détruire |
| Compte dans l’application de recharge | Supervision ou application de l’exploitant | Désactiver le compte et annuler les réservations futures |
| Carte ou application de recharge publique payée par l’entreprise | Contrat avec l’opérateur de mobilité | Faire bloquer la carte, suivre les dernières factures |
| Droits d’administration | Supervision, portail du mainteneur | Transférer à un autre responsable avant tout retrait |
| Véhicule associé | Outil de flotte, application du constructeur | Dissocier le véhicule des comptes personnels, récupérer la carte du véhicule |
| Borne au domicile | Convention avec le salarié, supervision éventuelle | Appliquer la convention : restitution, dépose ou maintien |
Ajoutez ce qui conditionne la recharge : télécommande du parking, code du portail, clé du local technique.
Fixer la date de coupure et le périmètre avec les ressources humaines
La coupure se cale sur la date de fin réelle d’activité, que les ressources humaines connaissent : un préavis effectué, une dispense de préavis ou un départ immédiat ne donnent pas la même date. Convenez d’un message type qu’elles envoient au gestionnaire des bornes : nom, date de coupure, accès à retirer.
Deux cas demandent de la prudence. Un badge ou un compte partagé entre plusieurs conducteurs ne se révoque pas sans savoir qui d’autre en dépend : remplacez-le d’abord, puis coupez. À l’inverse, un salarié qui garde sa voiture de fonction jusqu’au dernier jour doit pouvoir la recharger jusqu’à ce jour-là.
Le même circuit vaut pour les intérimaires, stagiaires et prestataires qui ont reçu un badge. Si personne n’est clairement chargé de ces opérations, le guide qui doit administrer les accès aux bornes dans une entreprise aide à nommer un responsable et un suppléant.
Transférer les droits d’administration avant de couper
Si la personne administrait les bornes, transférez ses droits avant toute désactivation et vérifiez qu’un autre responsable peut agir. Couper d’abord, c’est risquer de ne plus pouvoir modifier un tarif, débloquer une borne ou créer un badge.
Relevez tout ce qui est rattaché à son nom ou à son adresse électronique : compte principal de la supervision, contrat avec l’exploitant ou le mainteneur, factures, alertes de panne. Chaque élément passe sur une adresse de service consultée par au moins deux personnes.
Ne remplacez jamais ce transfert par la transmission de ses identifiants personnels. Le compte resterait à son nom, et chaque action faite ensuite lui serait attribuée dans le journal d’audit, l’historique horodaté des actions que tient le logiciel. Un accès d’administration se transfère, il ne se prête pas.
Si vos bornes communiquent en OCPP, le protocole ouvert qui relie une borne à son logiciel de supervision, comptes et droits se gèrent en principe dans ce logiciel, pas sur chaque borne ; demandez au prestataire si le changement de titulaire du compte principal exige une intervention de sa part. Notre guide du logiciel de supervision de bornes détaille la gestion des utilisateurs.
Retirer les accès de recharge d’un salarié au départ : la liste de contrôle
Le jour de la coupure, suivez la même liste pour tout le monde et cochez chaque ligne dans le suivi de l’entreprise. L’ordre compte : on récupère et on transfère avant de désactiver, on exporte avant de supprimer.
- Récupérer les badges, cartes, câbles et accessoires appartenant à l’entreprise, contre une liste signée.
- Vérifier que les droits d’administration et les alertes ont changé de titulaire.
- Annuler les réservations futures de places de recharge à son nom.
- Désactiver son compte et chacun de ses badges dans la supervision, à la date convenue.
- Faire bloquer les cartes de recharge publique payées par l’entreprise.
- Arrêter le relevé des consommations à refacturer ou à rembourser, et établir le dernier décompte.
- Dissocier la voiture de fonction ou le véhicule partagé de ses comptes personnels.
- Appliquer la convention de la borne installée à son domicile, s’il en existe une.
- Noter la date, les actions réalisées et les points restant ouverts.
Si la suppression d’un utilisateur efface aussi ses sessions, ce que la documentation de l’outil précise, désactivez d’abord le compte et exportez les justificatifs utiles. Pour le dernier décompte, le guide refacturer l’électricité de la recharge aux salariés rappelle les éléments à réunir.
Voiture de fonction ou véhicule partagé : séparer le véhicule de la personne
Un véhicule restitué doit repartir sans lien avec son ancien conducteur. Faites-en le tour avec lui à la remise des clés.
Ouvrez la boîte à gants et le coffre : carte de recharge rattachée au véhicule, badge du parking, câbles de recharge. Si l’application du constructeur lui donne un accès à distance au véhicule (état de charge, démarrage d’une recharge, position), demandez-lui de retirer la voiture de son compte devant vous ; si ce n’est plus possible, suivez la procédure du constructeur pour changer de titulaire.
Si le véhicule porte un boîtier de géolocalisation, les positions liées à ce conducteur suivent les durées indiquées par la CNIL pour la géolocalisation des véhicules des salariés : en principe deux mois au plus, un an lorsqu’elles servent à optimiser les tournées ou à prouver des interventions sans autre moyen de preuve, cinq ans lorsqu’elles servent au suivi du temps de travail.
Le conducteur suivant reçoit ses propres accès, jamais ceux du précédent. Le guide gérer les câbles et badges d’une flotte partagée propose une organisation qui évite les badges orphelins.
Borne installée au domicile du salarié : restitution, dépose ou maintien
Tout dépend de la convention signée à l’installation : propriété de la borne, sort prévu au départ, prise en charge de l’électricité.
Le traitement social change selon ce choix. Selon le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS), rubrique avantages en nature, jusqu’au 31 décembre 2027, la prise en charge de l’achat et de la pose par l’employeur est négligée si la borne est restituée à la fin du contrat. Si elle ne l’est pas, elle est exclue de l’assiette des cotisations dans la limite de 50 % des dépenses réelles et de 1 057,10 € (valeur au 1ᵉʳ janvier 2026), limites portées à 75 % et 1 585,50 € si la borne a plus de cinq ans.
Pour une borne de moins de cinq ans, la limite de 50 % joue tant que la dépense réelle ne dépasse pas 2 114,20 € (2 × 1 057,10 €) ; au-delà, le plafond de 1 057,10 € s’applique. Faites valider le cas précis par votre service paie.
Si la borne est restituée, sa dépose touche à l’installation électrique du logement : confiez-la à un électricien qualifié, jamais au salarié. Si elle reste chez lui, retirez-la de la supervision de l’entreprise, qui n’a plus à recevoir de données sur ce domicile, et arrêtez les remboursements d’électricité à la date convenue. Le guide recharge au domicile des salariés : les informations à collecter aide à prévoir ces points dès l’installation.
Quelles données de recharge garder, et combien de temps ?
Retirer un accès n’oblige ni à tout effacer le jour même, ni à tout garder sans limite. L’article 5 du RGPD, le règlement européen sur la protection des données, demande des données limitées au nécessaire pour leurs finalités, conservées sous une forme identifiante pas plus longtemps que celles-ci ne l’exigent ; l’employeur doit pouvoir le démontrer.
| Donnée | Durée de référence | Texte |
|---|---|---|
| Factures, notes de frais, justificatifs de refacturation | Dix ans | Code de commerce, article L123‑22 (commerçants et sociétés commerciales) |
| Journaux d’accès aux locaux par badge | Suppression trois mois après l’enregistrement | CNIL, accès aux locaux |
| Données de badge utilisées pour le suivi du temps de travail | Jusqu’à cinq ans en archivage intermédiaire | CNIL, accès aux locaux |
| Positions d’un véhicule géolocalisé | Deux mois en principe ; un an ou cinq ans selon la finalité | CNIL, géolocalisation |
| Historique nominatif des sessions de recharge | Aucune durée propre publiée : à fixer selon la finalité et à documenter | RGPD, article 5 |
La CNIL, à propos de l’accès aux locaux et du contrôle des horaires, précise qu’un relevé de badge destiné à la sécurité des entrées et sorties ne peut pas servir à vérifier les horaires. Même logique pour la recharge : l’historique d’un salarié qui part ne sert pas à reconstituer sa présence. Le délai écoulé, supprimez ou anonymisez les sessions nominatives.
Vérifier la clôture sans utiliser le compte de la personne
La preuve se fait depuis vos outils, jamais en vous connectant au compte personnel de l’ancien salarié pour constater qu’il est fermé. Contrôlez dans la supervision que le compte et chaque badge sont bien désactivés, et que le journal d’audit enregistre l’action, sa date et son auteur.
Un geste simple complète la vérification : présentez le badge récupéré à une borne du parking et constatez le refus. Le badge appartient à l’entreprise, le test ne touche à aucun compte personnel. Surveillez ensuite les factures des cartes de recharge publique jusqu’à la clôture du contrat : une session datée après la coupure signale une carte oubliée.
Distinguez enfin accès d’entreprise et accès public. Selon le règlement européen AFIR, les points d’un parking de bureaux accessible aux seuls salariés et personnes autorisées ne sont pas ouverts au public. Si certains de vos points le sont, l’exploitant doit y permettre la recharge à l’acte, sans abonnement, sauf si la recharge y est gratuite : l’ancien salarié peut y recharger comme tout usager, et ce n’est pas un accès oublié.
Préparer la procédure avant le prochain départ
Tenez un registre des accès par personne, mis à jour à chaque attribution : c’est lui que le gestionnaire déroule le jour de la coupure.
Informez les salariés dès l’attribution. Selon l'article L1222-4 du code du travail, aucune information les concernant personnellement ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à leur connaissance. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le comité social et économique est en outre informé et consulté, avant la décision de les mettre en œuvre, sur les moyens permettant de contrôler leur activité, par exemple un outil qui rattache des sessions de recharge à des personnes identifiées. Inscrivez la procédure de départ dans la charte de recharge des salariés.
Vérifiez avec votre prestataire de supervision ou votre installateur :
- la désactivation d’un utilisateur et de tous ses badges en une seule action ;
- le délai pour qu’une désactivation atteigne chaque borne, y compris une borne momentanément hors connexion ;
- l’export de l’historique d’un utilisateur avant sa suppression ;
- l’existence d’un journal d’audit des actions des gestionnaires ;
- le nombre d’administrateurs possible.
Pour un nouveau parking ou une installation reprise, faites inscrire ces fonctions au devis détaillé établi après la visite technique, via la page devis de bornes de recharge pour entreprise.
L’essentiel à retenir
- Un départ se traite à partir d’un inventaire complet : badges, comptes, cartes, droits d’administration, véhicule, borne à domicile.
- Les droits d’administration se transfèrent avant toute désactivation, jamais par partage d’identifiants.
- Désactivez avant de supprimer et exportez les justificatifs : pour une société commerciale, les pièces comptables se conservent dix ans.
- Les données nominatives de recharge ne se gardent pas sans limite : le RGPD impose une durée liée à la finalité, que vous fixez et documentez.
- Pour une borne au domicile, la restitution change le traitement social selon le BOSS, et sa dépose revient à un électricien qualifié.
- La clôture se vérifie depuis vos outils et avec le badge récupéré, jamais depuis le compte de l’ancien salarié.
Questions fréquentes
Comment retirer les accès de recharge d’un salarié qui quitte l’entreprise ?
Suivez une liste fixe, à la date de fin donnée par les ressources humaines. Récupérez les badges, cartes et câbles de l’entreprise, transférez ses droits d’administration, annulez ses réservations, puis désactivez son compte et ses badges dans la supervision. Faites bloquer les cartes de recharge publique payées par l’entreprise, arrêtez le décompte des consommations et notez chaque action avec sa date dans le suivi de l’entreprise.
Faut-il effacer l’historique de recharge d’un salarié qui part ?
Non, pas tout, et pas tout de suite. Pour une société commerciale, les factures et pièces justificatives se conservent dix ans selon l’article L123‑22 du code de commerce. Les données nominatives d’usage, elles, ne se gardent que le temps nécessaire à leur finalité, selon l’article 5 du RGPD. Aucune durée propre à la recharge n’est publiée : fixez-la, documentez-la, puis supprimez ou anonymisez.
Le salarié doit-il rendre la borne installée chez lui par l’employeur ?
Pas forcément : cela dépend de la convention signée à l’installation. Le choix compte pour les cotisations. Selon le BOSS, jusqu’au 31 décembre 2027, la prise en charge de l’achat et de la pose est négligée si la borne est restituée à la fin du contrat ; sinon, elle est exclue de l’assiette dans la limite de 50 % des dépenses réelles et de 1 057,10 € (valeur au 1ᵉʳ janvier 2026). La dépose revient à un électricien qualifié.
Un ancien salarié peut-il encore recharger sur le parking de l’entreprise ?
Non, si le parking est réservé aux salariés et que ses accès sont coupés : selon le règlement européen AFIR, ces points ne sont pas ouverts au public. En revanche, sur des points ouverts au public, l’exploitant doit permettre la recharge à l’acte, sans abonnement, sauf si la recharge y est gratuite. L’ancien salarié peut alors y recharger comme n’importe quel usager, avec ses propres moyens de paiement.
Que faire si le salarié parti était le seul administrateur des bornes ?
Contactez le prestataire de supervision ou l’exploitant au nom de l’entreprise titulaire du contrat, pour faire désigner un nouvel administrateur. N’utilisez pas les identifiants de l’ancien salarié, même s’il les propose : les actions faites ensuite lui seraient attribuées dans le journal d’audit. Une fois la situation rétablie, nommez au moins deux administrateurs et rattachez les alertes à une adresse de service.
Combien de temps garder les relevés de badge du parking ?
Trois mois pour les journaux d’accès : selon la CNIL, les relevés d’un badge d’accès aux locaux devraient être supprimés trois mois après leur enregistrement. S’ils servent au suivi du temps de travail, ces données peuvent être conservées en archivage intermédiaire jusqu’à cinq ans. Aucune durée propre n’est publiée pour les sessions d’un badge de recharge : fixez-la selon la finalité, et ne vous servez pas de ces relevés pour contrôler les horaires.
