Un journal de trajets pour l’électrification d’une flotte relève, véhicule par véhicule, les kilomètres parcourus, les heures de départ et de retour, les arrêts longs et le lieu de stationnement de nuit. Il permet de choisir des véhicules électriques adaptés aux missions réelles et de dimensionner la recharge, sans surveiller les conducteurs en continu.
Vous saurez choisir les informations et la période à relever, respecter les règles de la CNIL et du code du travail, convertir des kilomètres en kilowattheures, classer vos véhicules en profils et transmettre un dossier exploitable à l’installateur.
À quoi sert un journal de trajets avant d’électrifier une flotte
Il remplace une impression par des mesures : distance parcourue, temps d’immobilisation, lieu d’arrêt. Ces trois données décident du modèle de véhicule, du lieu de recharge et de la puissance des bornes.
Sans relevé, on choisit l’autonomie d’après la journée moyenne, alors qu’une seule tournée longue par semaine suffit à bloquer un conducteur. On fixe aussi la puissance des bornes sans connaître les temps de stationnement : un véhicule garé onze heures la nuit n’a pas les besoins d’un véhicule qui repart après quarante minutes.
Pour les grandes flottes, l’enjeu est aussi fiscal. Depuis le 1ᵉʳ mars 2025, les entreprises affectataires d’au moins 100 véhicules taxables sont soumises à la taxe annuelle incitative relative à l’acquisition de véhicules légers à faibles émissions. Le taux cible est de 18 % en 2026 et de 25 % en 2027, calculé sur les véhicules entrés dans la flotte depuis la troisième année civile précédente. Si l’objectif n’est pas atteint, le montant part d’un tarif de 4 000 € en 2026, puis 5 000 € à compter de 2027. Le journal montre par quels véhicules commencer le renouvellement ; voyez la fiscalité des véhicules électriques en entreprise et le guide pour électrifier une flotte automobile.
Quelles informations noter pour chaque véhicule
Notez ce qui sert à décider, rien de plus. Un identifiant de véhicule suffit : la décision porte sur une mission, pas sur une personne. Le tableau suivant liste les rubriques utiles et comment les relever.
| Information | Ce qu’elle permet de décider | Comment la relever |
|---|---|---|
| Kilomètres de la journée | L’énergie à recharger | Compteur au départ et au retour |
| Heures de départ et de retour | La fenêtre de recharge au lieu de stationnement | Heures arrondies au quart d’heure |
| Lieu de stationnement de nuit | L’endroit où installer les bornes | Catégorie (dépôt, domicile, voirie), sans adresse |
| Plus longue distance entre deux arrêts longs | L’autonomie utile nécessaire | Kilomètres entre deux pauses |
| Arrêts longs en journée | Les recharges d’appoint possibles | Durée et type de lieu (client, chantier, site de l’entreprise) |
| Chargement et équipements | Un essai représentatif | Case à cocher : charge lourde, remorque, groupe froid |
| Conditions particulières | L’explication d’une journée hors norme | Commentaire court : froid, autoroute, départ anticipé |
Le lieu de nuit est la donnée la plus souvent oubliée. Si des véhicules dorment chez les conducteurs, la recharge au domicile devient une piste, avec ses propres questions : accord du propriétaire, prise en charge des frais. Notez la catégorie « domicile », jamais l’adresse.
Quelle période relever et que faire des journées atypiques
Relevez une période qui réunit l’activité courante et les journées les plus exigeantes : pic saisonnier, tournée exceptionnelle, remplacement d’un absent. Plus que le nombre de semaines, c’est la diversité des journées qui compte.
Gardez les journées atypiques en les signalant : une moyenne débarrassée des cas difficiles rassure à tort. Pour chaque véhicule, isolez la journée la plus longue et la plus longue distance sans arrêt : ce sont elles qui fixent l’autonomie nécessaire.
Couvrez si possible une période froide, sinon signalez un relevé estival. Le froid se voit notamment en recharge rapide : l’ADAC a mesuré, sur quatre voitures, des pertes de 1 à 4 % à 23 °C avec préconditionnement, de 1 à 6 % à 0 °C avec préconditionnement et de 6 à 10 % à 0 °C sans. Le préconditionnement consiste à chauffer ou refroidir la batterie avant l’arrivée à la borne.
Notez aussi ce qui fausse la période, comme un véhicule immobilisé au garage ou des congés collectifs : une semaine incomplète se signale, elle ne se complète pas de mémoire.
Relevé manuel, export de télématique ou boîtier : quel outil choisir
Le bon outil est le plus léger qui répond à la question posée. Pour une petite flotte, une fiche au tableau de bord ou un tableur rempli au retour, avec le compteur, les heures et le lieu de nuit, donne l’essentiel.
Si les véhicules ont déjà un outil de gestion de flotte, demandez un export agrégé : kilomètres par jour et par véhicule, heures de première et de dernière utilisation. Les traces de positions sont inutiles pour dimensionner la recharge.
Un boîtier de géolocalisation posé pour la seule étude est la solution la plus lourde : obligations d’information, parfois de consultation, et règles de conservation détaillées plus bas. Réservez-le aux tournées trop variables pour les autres méthodes.
Désignez une personne qui vérifie chaque semaine que les relevés sont complets : un trou repéré tôt se comble encore avec le conducteur.
Géolocaliser les véhicules : ce que la CNIL admet et ce qu’elle interdit
La géolocalisation des véhicules de salariés est possible pour des finalités précises et dans des limites fermes, rappelées par la CNIL sur la géolocalisation des véhicules des salariés.
Parmi les finalités admises figurent le suivi et la facturation d’une prestation de transport de personnes, de marchandises ou de services, la sécurité de l’employé, des marchandises ou des véhicules, une meilleure allocation des moyens pour des prestations en des lieux dispersés et le respect d’une obligation légale. L’étude d’électrification n’y figure pas en tant que telle : voyez avec votre délégué à la protection des données, s’il existe, comment la rattacher à une finalité existante, ou passez-vous de positions.
Selon la CNIL, le dispositif ne peut pas servir à :
- contrôler un employé en permanence ou vérifier le respect des limitations de vitesse ;
- suivre un salarié libre d’organiser ses déplacements, comme un VRP, ni un représentant du personnel dans le cadre de son mandat ;
- collecter la position hors du temps de travail, notamment pendant le trajet domicile-travail et les pauses ;
- calculer le temps de travail lorsqu’un autre dispositif existe déjà.
Les salariés doivent aussi pouvoir désactiver la collecte ou la transmission de leur position hors du temps de travail : raisonnez en kilomètres et en heures, pas en positions.
Informer les salariés et le CSE, puis limiter la conservation
Tout relevé visant des salariés identifiables leur est annoncé avant de commencer. L'article L1222-4 du code du travail pose la règle : aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance.
Pour un dispositif de géolocalisation, la CNIL demande d’informer ou de consulter les instances représentatives du personnel avant la décision, et d’informer chaque salarié individuellement : responsable du traitement, finalités, base légale, destinataires, durée de conservation, droits et possibilité de réclamation auprès de la CNIL. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, l’article L2312-38 du code du travail prévoit que le CSE (comité social et économique) est informé et consulté avant la décision de mettre en œuvre tout moyen de contrôle de l’activité des salariés.
La CNIL retient en principe deux mois de conservation pour les positions, un an pour optimiser les tournées ou prouver des interventions faute d’autre preuve, cinq ans pour le suivi du temps de travail. Pour un simple journal, l’article 5 du RGPD exige des données limitées au nécessaire et gardées sous forme identifiante pas plus longtemps que la finalité ne le demande. L’étude faite, ne conservez que des résultats agrégés.
Du relevé au besoin en énergie : un calcul pas à pas
Le journal donne des kilomètres ; l’étude de recharge a besoin de kilowattheures (kWh, l’unité d’énergie facturée) et d’heures disponibles. Refaites ces étapes pour la journée la plus exigeante de chaque véhicule ; les hypothèses de l’exemple se remplacent par la fiche technique de la version exacte.
| Étape | Donnée à utiliser | Exemple calculé |
|---|---|---|
| 1. Distance | Journée la plus longue du journal | 180 km |
| 2. Énergie consommée | Consommation du constructeur, avec chargement | Hypothèse de 20 kWh aux 100 km : 1,8 × 20 = 36 kWh |
| 3. Pertes de recharge | Pertes mesurées par l’ADAC sur des voitures, borne de 11 kW : 5,1 à 7,0 % | Hypothèse de 7 % : 36 × 1,07 ≈ 38,5 kWh tirés du réseau |
| 4. Durée de recharge | Puissance acceptée par le véhicule en courant alternatif | Hypothèse de 7,4 kW : 38,5 ÷ 7,4 ≈ 5,2 h |
| 5. Fenêtre disponible | Heures de retour et de départ du journal | Retour à 18 h, départ à 7 h : 13 h |
Selon Enedis, une voiture branchée sur une borne plus puissante qu’elle ne l’accepte recharge à son propre maximum : sa puissance acceptée fixe la durée. L'étude de l’ADAC sur les pertes de recharge, menée sur cinq voitures, relève aussi 12,7 à 24,2 % de pertes sur prise domestique.
Au Tarif Bleu résidentiel d’EDF avec l’option Heures creuses, au 1ᵉʳ août 2026 selon la grille de prix d’EDF, ces 38,5 kWh coûtent environ 6,12 € TTC en heures creuses (0,1589 € le kWh) et 8,25 € en heures pleines (0,2142 €). Depuis novembre 2025, Enedis déplace progressivement les heures creuses des compteurs Linky : au moins 5 heures consécutives entre 23 h et 7 h, les 3 autres pouvant se placer entre 11 h et 17 h. Les 5,2 heures de l’exemple peuvent donc dépasser le bloc de nuit. Pour un site professionnel, reprenez les prix et les plages de votre contrat.
Classer les véhicules en profils de recharge, puis tester
Une fois les journées converties en kWh et en heures, regroupez les véhicules par profil ; un même véhicule peut en changer selon la saison. Trois profils couvrent l’essentiel :
- retour quotidien au dépôt et longue immobilisation de nuit : recharge lente sur place, détaillée dans le guide sur les tournées avec retour au dépôt ;
- pauses longues en journée sur un site de l’entreprise : recharges d’appoint, à condition que les places soient libres au bon moment ;
- pas de retour quotidien, ou nuits au domicile du conducteur : combinaison de recharge à domicile et de réseau public, traitée dans le guide sur les flottes sans retour quotidien.
Un véhicule dont la journée la plus dure dépasse ce que permet le modèle envisagé passe dans une deuxième vague. La méthode pour identifier les premiers véhicules à électrifier détaille ce tri.
Validez ensuite les hypothèses par un pilote avec un ou deux véhicules, sur les journées les plus exigeantes du journal, avec le même chargement et les mêmes horaires : énergie réellement rechargée, état de charge au retour et incidents remplacent les valeurs supposées. Voyez comment organiser une phase pilote.
Préparer le dossier pour l’étude de recharge
L’installateur a besoin du journal résumé, sans noms de conducteurs. Avant la visite technique, rassemblez :
- le nombre de véhicules par site et leur profil de recharge ;
- pour chaque profil, l’énergie à recharger lors de la journée la plus exigeante et la fenêtre de stationnement ;
- les heures d’arrivée, pour repérer les retours simultanés ;
- la puissance souscrite et le type de contrat d’électricité du site ;
- un plan du parking indiquant l’emplacement du tableau électrique ;
- les évolutions prévues : véhicules supplémentaires, nouveaux horaires, déménagement.
Les retours simultanés pèsent autant que l’énergie totale : dix véhicules arrivés ensemble à 18 h ne se rechargent pas comme dix arrivées échelonnées.
Volticom, entreprise qualifiée QUALIFELEC IRVE, réalise la visite technique puis un devis détaillé à partir de ce dossier, avec supervision OCPP si vous voulez suivre les sessions. Objectif : devis sous 48 h après dossier complet. Déposez votre dossier sur la page de devis de bornes pour entreprise ou consultez notre offre de recharge de flotte de véhicules électriques.
L’essentiel à retenir
- Un journal de trajets note, par véhicule, les kilomètres, les heures de départ et de retour, les arrêts longs et le lieu de nuit.
- La journée la plus exigeante, et non la moyenne, fixe l’autonomie nécessaire et l’énergie à recharger.
- Un relevé manuel ou un export agrégé suffit souvent ; la CNIL exclut le suivi permanent et la collecte hors temps de travail.
- Les salariés sont informés avant toute collecte et, à partir de 50 salariés, le CSE est consulté sur tout moyen de contrôle de l’activité.
- Kilomètres, consommation du constructeur, pertes mesurées par l’ADAC et puissance acceptée par le véhicule donnent les kWh et les heures de recharge, à vérifier par un pilote.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un journal de trajets pour l’électrification d’une flotte ?
C’est un relevé, véhicule par véhicule, des kilomètres de chaque journée, des heures de départ et de retour, des arrêts longs et du lieu de stationnement de nuit. Il sert à vérifier qu’un véhicule électrique tient les missions réelles et à calculer l’énergie à recharger. Un identifiant de véhicule suffit : il n’a pas besoin de noms ni de positions détaillées.
Combien de temps faut-il relever les trajets avant de choisir des véhicules électriques ?
Il n’existe pas de durée type : la période doit surtout contenir l’activité courante et les journées les plus exigeantes, comme un pic saisonnier ou une tournée exceptionnelle. Si le relevé a lieu en été, signalez-le dans le dossier, car le froid augmente notamment les pertes en recharge rapide selon l’ADAC. Gardez les journées atypiques en les annotant plutôt que de les supprimer.
Peut-on se servir des badges d’accès au parking comme journal de trajets ?
Mieux vaut l’éviter. Selon la CNIL, un relevé de badgeuse destiné à la sécurité des entrées et sorties ne peut pas servir à vérifier les horaires des salariés, et ses journaux d’accès devraient être supprimés trois mois après leur enregistrement. Le RGPD impose par ailleurs des finalités déterminées et explicites. Un relevé dédié, annoncé aux salariés et centré sur le véhicule, donne les kilomètres et les heures utiles sans détourner ces données.
Combien de temps conserver les données de géolocalisation d’un véhicule de service ?
En principe deux mois, selon la CNIL. La durée peut aller jusqu’à un an lorsque les données servent à optimiser les tournées ou à prouver des interventions, s’il n’existe pas d’autre moyen de preuve, et jusqu’à cinq ans pour le suivi du temps de travail. Pour une étude de recharge, conservez ensuite uniquement des résultats agrégés par véhicule ou par profil.
Faut-il consulter le CSE avant de mettre en place un suivi des trajets ?
Oui dans les entreprises d’au moins 50 salariés, lorsque l’outil permet de contrôler l’activité des salariés : l’article L2312-38 du code du travail prévoit une information et une consultation préalables du CSE. Pour un dispositif de géolocalisation, la CNIL demande d’informer ou de consulter les représentants du personnel avant la décision. Dans tous les cas, chaque salarié est informé avant la collecte.
Le journal de trajets suffit-il pour dimensionner les bornes d’un site ?
Non. Il fournit l’énergie à recharger et les fenêtres de stationnement, mais l’installateur doit aussi vérifier sur place la puissance souscrite, l’état du tableau électrique et le cheminement des câbles. Pour un parking d’au moins 50 places, l’article D353‑2 du code de l’énergie impose en outre une étude de conception électrique, réalisée par un professionnel qualifié, avant de créer l’infrastructure. Un pilote confirme ensuite les hypothèses de consommation.
