Véhicule de remplacement : maintenir l’accès à la recharge

Pour qu’un véhicule de remplacement garde l’accès à la recharge de votre flotte, vérifiez avant sa première mission ce qu’il accepte (prises, puissance, câble), comment vos bornes et vos cartes l’identifient, et quand ses droits prendront fin. Une courte session d’essai sur la place prévue permet de le confirmer.

Vous saurez établir la fiche de recharge du véhicule remis, rattacher le badge, tester l’accès sur site, préparer la recharge publique, puis retirer les droits temporaires à la restitution.

Pourquoi un véhicule de remplacement de flotte peut-il perdre l’accès à la recharge ?

Parce que l’accès est souvent rattaché au véhicule habituel, et que le modèle remis, venu d’un loueur, d’un garage ou d’un autre site, n’a pas forcément les mêmes caractéristiques. Panne, sinistre, entretien long ou rappel du constructeur : le conducteur récupère une clé, rarement les droits qui allaient avec l’ancienne voiture. Trois ruptures peuvent alors apparaître :

• technique : autre prise, autre puissance acceptée, trappe placée ailleurs, câble absent ou trop court ;
• d’identification : badge, carte de recharge publique ou reconnaissance automatique liés à l’ancien véhicule ;
• administrative : sessions impossibles à rattacher au bon conducteur, droits temporaires jamais retirés.

Un conducteur bloqué improvise : carte personnelle sur une borne publique, badge emprunté à un collègue, accès administrateur « pour quelques jours ». Ces solutions laissent une dépense difficile à justifier, une session attribuée au mauvais conducteur ou un droit qui survit au remplacement.

Refaire la fiche de recharge du véhicule remis

Établissez une fiche d’une demi-page à partir des documents du véhicule remis : un même modèle existe souvent en plusieurs versions, aux capacités de recharge différentes. Relevez la version exacte sur le contrat du loueur ou les papiers du véhicule, puis les caractéristiques dans la notice du constructeur.

La recharge en courant alternatif (AC) et la recharge en courant continu (DC) passent par des prises différentes, et un véhicule peut n’accepter que la première. Le guide sur la différence entre recharge AC et DC détaille ces deux modes.

Le règlement délégué (UE) 2025/656 impose aux points de recharge pour voitures et utilitaires légers installés ou rénovés depuis le 8 janvier 2026 au minimum des prises ou connecteurs de type 2 en courant alternatif, sauf petits points de 3,7 kW au plus prévus pour une prise domestique, et des connecteurs « Combo 2 » en courant continu. Un véhicule doté de ces deux prises est le cas le plus simple ; tout autre connecteur se vérifie avant de partir.

Le véhicule remis est-il compatible avec vos places et vos bornes ?

Pas forcément, même avec la bonne prise : le gabarit, la position de la trappe et la puissance acceptée comptent autant. Vérifiez-les véhicule garé sur la place où il rechargera.

Le câble de la borne, ou celui fourni, doit atteindre la trappe sans traverser l’allée ni se tendre. Une trappe à l’arrière gauche sur une place pensée pour une trappe avant droite oblige parfois à changer de place ou de sens de stationnement.

La puissance affichée par la borne n’est pas celle reçue

Le kilowatt (kW) mesure une puissance, le kilowattheure (kWh) une quantité d’énergie. Selon le guide pratique d’Enedis sur la recharge, une voiture branchée sur une borne qui délivre plus de kW qu’elle ne peut en accepter recharge à son propre maximum, donc moins vite que ce qu’annonce la borne.

Prenons un exemple : la mission du lendemain demande d’ajouter 30 kWh dans la batterie. Si la notice du véhicule remis indique 7,4 kW en courant alternatif, le calcul théorique donne 30 ÷ 7,4, soit environ 4 heures ; avec un véhicule acceptant 11 kW, 30 ÷ 11, soit environ 2 h 45, pertes non comprises. Si le véhicule habituel rechargeait pendant la pause de midi, vérifiez que ce créneau suffit encore.

Comment vos bornes identifient-elles le véhicule ou le conducteur ?

Tout dépend de ce à quoi l’accès est rattaché : le conducteur, le véhicule ou une règle commune. Vérifiez-le avant de remettre les clés.

L’accès se gère le plus souvent dans la supervision, le logiciel qui pilote les bornes à distance, souvent relié à elles par OCPP (Open Charge Point Protocol), un protocole de communication ouvert. Trois configurations se rencontrent :

• badge lié au conducteur : il suit la personne, et seule l’imputation au véhicule est à corriger ;
• badge ou identifiant lié au véhicule : l’ancien badge reste attaché à la voiture immobilisée, il faut un badge temporaire ou une nouvelle association ;
• reconnaissance automatique au branchement : le véhicule remis reste inconnu du système tant qu’on ne l’a pas enregistré.

La reconnaissance dite « plug-and-charge » repose sur la norme ISO 15118 et sur un contrat associé à un véhicule précis. Selon le CEN et le Cenelec, cités par la Commission européenne en 2025, les véhicules alors sur le marché n’embarquaient que la partie 15118-2 de la norme, qui omet notamment la gestion de contrats multiples.

Un parking de bureaux réservé aux salariés n’est pas « ouvert au public » au sens du règlement européen AFIR : aucun paiement à l’acte n’y est imposé, seul votre paramétrage ouvre la recharge. Le guide sur la gestion des câbles et badges d’une flotte partagée aide à choisir un rattachement durable.

Tester l’accès avant la première mission

Faites une session d’essai de quelques minutes sur site, avec le conducteur, avant le départ. Elle contrôle d’un coup prise, câble, badge et historique, en six gestes :

1. garer le véhicule sur la place prévue, trappe du côté de la borne ;
2. examiner le câble : gaine intacte, embouts propres, longueur suffisante ;
3. présenter le badge ou lancer la session depuis l’application prévue ;
4. contrôler que la recharge démarre et que le tableau de bord l’indique, puis l’arrêter avant de débrancher ;
5. vérifier dans l’historique de la supervision que la session est rattachée au bon conducteur, au bon véhicule et au bon centre de coût ;
6. noter le résultat et la date sur la fiche du véhicule.

Si la borne refuse la session ou se met en défaut, ne laissez ni le conducteur ni un collègue non habilité ouvrir le coffret ou réarmer une protection dans le tableau électrique. Le code du travail (article R4544-9) réserve les opérations sur une installation électrique aux travailleurs habilités par l’employeur ; la maintenance des bornes d’un parking d’entreprise exige en outre un professionnel qualifié (article D353‑2 du code de l’énergie). Appelez votre mainteneur.

Recharge publique : carte, application et paiement à l’acte

Hors du site, le véhicule remis ne peut pas compter sur la carte de l’ancien. Prévoyez une carte ou une application de l’entreprise valable pour ce conducteur, et un moyen de paiement à l’acte en secours.

Le règlement européen AFIR (UE) 2023/1804 impose aux exploitants de points ouverts au public de permettre la recharge à l’acte, sans abonnement. Pour les points ouverts au public déployés depuis le 13 avril 2024, le paiement passe par un lecteur de carte, un dispositif sans contact ou, sous 50 kW, une solution en ligne sécurisée comme un code QR ; rien de cela n’est exigé si la recharge est gratuite. Si une borne publique propose la reconnaissance automatique du véhicule, le conducteur garde toujours le droit de ne pas l’utiliser (article 5). En France, une borne ouverte au public, supervisée et installée après le 14 janvier 2017 doit aussi accepter la recharge en itinérance, via d’autres opérateurs de mobilité (code de l’énergie, article R353‑4‑3).

Quand la recharge est facturée au temps, un véhicule qui accepte moins de puissance que la borne paie un service qu’il ne peut pas obtenir, rappelle Enedis. Et les points publics en courant continu doivent avoir un câble fixe depuis le 14 avril 2025 : le câble du véhicule sert surtout en courant alternatif. Le guide pour prévoir une solution de secours pour un véhicule de service complète ce point.

Accorder des droits temporaires sans ouvrir trop grand

Donnez au conducteur exactement ce dont il a besoin, pour la durée du remplacement.

Prévoyez un badge temporaire ou une association au véhicule avec une date de fin, inscrite dans la supervision quand l’outil le permet, limitée aux bornes du site concerné. Désignez la personne qui crée et retire ces accès ; le guide sur l’administration des accès aux bornes en entreprise aide à répartir ce rôle. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) impose de limiter la collecte au nécessaire : pour un badge temporaire, le nom du conducteur, le véhicule et les dates suffisent en général. Si le véhicule remis a des services connectés, ne les reliez pas à vos outils sans en informer le conducteur : l’article L1222-4 du code du travail interdit de collecter une information le concernant par un dispositif dont il n’a pas été informé au préalable.

Si la motorisation change

Prévenez le service paie. Selon le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS), l’employeur peut payer toute l’électricité d’une voiture de fonction 100 % électrique utilisée à titre professionnel et privé sans réintégration dans l’assiette des cotisations, jusqu’au 31 décembre 2027. Pour un hybride rechargeable mis à disposition, l’électricité à usage personnel payée par l’employeur doit être réintégrée. L’avantage tiré de la recharge privée sur une borne du lieu de travail reste, lui, négligé jusqu’à la même date, électricité comprise.

Prévoir la restitution : accès, câbles et sessions à rapprocher

Le jour de la restitution, suivez cette liste de contrôle :

• récupérer les badges temporaires et les câbles de l’entreprise, et laisser au véhicule rendu le câble du loueur ;
• désactiver le badge ou l’association temporaire, puis réassocier le véhicule habituel à son retour ;
• faire désactiver la carte de recharge publique ajoutée pour l’occasion ;
• supprimer du véhicule rendu les comptes et appareils du conducteur ;
• rapprocher les sessions de la période, sur site et sur le réseau public, avec les factures de l’opérateur et du loueur.

Pour une société commerciale, les pièces comptables et justificatifs se conservent dix ans (code de commerce, article L123‑22). Les données nominatives d’usage suivent la règle de durée nécessaire du RGPD : fixez une durée et tenez-vous-y. Le guide sur le retrait des accès de recharge au départ d’un salarié applique la même méthode à un départ définitif.

Préparer la procédure avant la prochaine immobilisation

Un remplacement se gère bien quand tout est décidé avant la panne. Voici ce qu’il faut préparer :

• une fiche de recharge vierge, à remplir à chaque remise ;
• quelques badges temporaires paramétrés, gardés par le responsable des accès ;
• dans le contrat du loueur, la demande d’un véhicule compatible avec vos bornes et remis avec son câble de type 2 ;
• la liste des bornes publiques proches des trajets habituels ;
• le contact du mainteneur des bornes, affiché près du parking.

Si vos bornes ne permettent pas de créer un accès temporaire, ou si l’historique ne rattache pas les sessions au bon véhicule, la question relève du paramétrage de la supervision ou de l’installation. Volticom, entreprise qualifiée QUALIFELEC IRVE, assure visite technique, devis détaillé et supervision OCPP, avec des interventions partout en France. Décrivez votre site et vos véhicules dans une demande de devis professionnel, ou écrivez-nous depuis la page contact. Le guide pour électrifier une flotte automobile aide ensuite à inscrire cette procédure dans votre politique véhicules.

L’essentiel à retenir

Cinq points résument la méthode :

• Un véhicule de remplacement se traite comme un nouveau véhicule : prises, puissance acceptée, câble et trappe se relèvent sur ses propres documents.
• Une borne plus puissante que le véhicule ne recharge pas plus vite : la voiture recharge à son propre maximum, selon Enedis.
• L’accès dépend du rattachement du badge ; seule une session d’essai sur site confirme qu’il fonctionne.
• Sur une borne ouverte au public, la recharge à l’acte reste possible, et la reconnaissance automatique n’est jamais imposée.
• Chaque accès temporaire a une date de fin et un responsable ; les justificatifs se gardent dix ans, les données nominatives le temps nécessaire.