Agence de location : préparer les véhicules électriques entre deux clients

En agence de location, la préparation des véhicules électriques se cale sur la recharge : chaque voiture rendue doit récupérer l’énergie prévue pour son prochain client, en plus du nettoyage et des contrôles. On classe donc les véhicules selon le prochain départ et la durée de charge calculée, pas selon l’ordre de retour.

Vous saurez relever ce qui compte au retour, estimer la durée de charge d’un véhicule précis, construire une file de préparation qui absorbe les imprévus, remettre la voiture avec des explications de recharge utiles, puis préparer l’équipement de votre parking avec un installateur.

Agence de location : ce que la recharge change dans la préparation des véhicules électriques

La recharge devient une étape de la préparation, avec une durée que l’on ne rattrape pas en accélérant le nettoyage : en courant alternatif, elle occupe souvent une borne plusieurs heures.

Trois éléments décident du moment où la voiture sera prête. L’énergie à fournir s’exprime en kilowattheures (kWh), la quantité stockée dans la batterie. La puissance s’exprime en kilowatts (kW), le débit auquel cette énergie arrive. Le troisième est la disponibilité d’une borne libre au retour de la voiture.

En courant alternatif, la puissance maximale acceptée est une caractéristique de la voiture, indiquée pour chaque version dans sa fiche technique. Selon le guide pratique d’Enedis sur la recharge, une voiture branchée sur une borne qui délivre plus de kW qu’elle ne peut en accepter recharge à son propre maximum. Une borne de 22 kW ne prépare donc pas plus vite une voiture limitée à 7,4 kW.

Nettoyage, contrôle et déplacement jusqu’à la zone de remise s’ajoutent à la charge. Le guide pour électrifier une flotte automobile aide à fixer la part d’électriques du parc en tenant compte de ces durées.

Enregistrer le retour : les relevés qui servent à la suite

Le relevé de retour décide si la voiture part en recharge, en préparation ou à l’atelier. Il se fait véhicule garé, contact mis, avant tout déplacement. Relevez au minimum :

• le niveau de charge en pourcentage, photographié au tableau de bord, plutôt que l’autonomie affichée, qui dépend de la conduite précédente ;
• le kilométrage et les messages ou voyants affichés ;
• la présence et l’état des câbles rendus : fiche propre, broches intactes, gaine sans coupure ni écrasement ;
• la carte ou le badge de recharge prêté, s’il y en a un ;
• l’état de la trappe et de la prise du véhicule, et les dommages visibles, bas de caisse compris.

Distinguez ensuite deux files. Le véhicule sans anomalie part en recharge. Un message d’alerte sur la batterie ou le système de charge, un choc sous la voiture ou un câble abîmé envoient le véhicule vers une prise en charge technique : on ne le branche pas, et un câble endommagé est retiré du service. La batterie et les organes électriques relèvent de l’atelier ou du réseau du constructeur.

Le niveau rendu se compare aux conditions prévues au contrat, sans règle orale ajoutée au comptoir. Pour suivre câbles et badges d’un client à l’autre, voyez notre guide pour gérer les câbles et badges d’une flotte partagée.

Estimer le temps de recharge d’un véhicule de location précis

La durée se calcule en trois étapes, à partir de la fiche du constructeur pour la version exacte du véhicule.

1. Énergie à fournir : écart entre le niveau cible et le niveau relevé, multiplié par la capacité utile de la batterie.
2. Pertes : une partie de l’énergie tirée du réseau n’arrive pas dans la batterie. L’ADAC a mesuré en 2026, sur cinq voitures rechargées de 10 à 90 % à une borne de 11 kW, batterie entre 20 et 30 °C, de 5,1 à 7,0 % de pertes. Retenez la valeur haute pour rester prudent.
3. Durée : énergie tirée du réseau divisée par la puissance que la voiture accepte réellement.

Prenons une voiture dont la capacité utile serait de 50 kWh, rendue à 30 % et attendue à 80 %. Il faut 25 kWh dans la batterie, soit 25 ÷ 0,93 = 26,9 kWh tirés du réseau. À 11 kW, la charge dure environ 2 h 27 ; si la voiture n’accepte que 7,4 kW, environ 3 h 38.

La prise domestique est à écarter pour préparer une voiture : l’ADAC y a mesuré de 12,7 à 24,2 % de pertes selon le modèle. Ce calcul reste une estimation : relevez pendant quelques semaines les durées observées, modèle par modèle, et corrigez vos hypothèses.

Construire une file de préparation selon le prochain départ

La priorité revient au véhicule qui a la plus petite marge, c’est-à-dire le temps restant avant son départ, moins la préparation et la charge. L’ordre de retour ne dit rien de cette marge. Le tableau suit un exemple : quatre véhicules, 45 minutes de préparation hors charge, 7 % de pertes.

Dans l’ordre d’arrivée, B prendrait la première borne. Dans l’ordre des marges, A passe en tête, puis C, puis B ; D peut attendre la nuit. Si A arrive alors que toutes les bornes sont prises, c’est B que l’on débranche, car sa marge absorbe une interruption.

Une charge finie cinq minutes avant le client ne laisse pas le temps de préparer : faites l’intérieur pendant la charge quand la place le permet. Le principe est détaillé dans notre guide pour prioriser une recharge selon la prochaine mission.

Que faire quand un véhicule ne sera pas prêt à l’heure

Décidez la règle avant le problème : un seuil de marge qui déclenche une alerte, fixé d’après vos retards constatés, puis des solutions validées par l’agence.

Trois solutions existent, de la plus simple à la plus coûteuse : réaffecter la réservation à un autre véhicule de la même catégorie dont le niveau suffit ; décaler la préparation d’un véhicule dont la marge est large pour libérer une borne ; faire recharger la voiture par un membre de l’équipe sur une borne rapide publique. Cette dernière option coûte du temps de personnel et de l’énergie au tarif public.

Le règlement européen AFIR encadre ce tarif : sur les points de 50 kW et plus déployés depuis le 13 avril 2024, le prix à l’acte se fonde sur le prix au kWh, et l’exploitant peut ajouter des frais d’occupation à la minute.

En hiver, activez le préconditionnement de la batterie avant d’arriver à la borne si le modèle le propose, en suivant la notice. L’ADAC a mesuré, après un trajet à 0 °C, de 1 à 6 % de pertes en recharge rapide avec préconditionnement, contre 6 à 10 % sans. Prévenez le client avant son arrivée plutôt qu’au comptoir.

Remettre le véhicule : expliquer la recharge au client

La démonstration porte sur le véhicule remis, pas sur l’électrique en général : trappe de charge, verrouillage du câble, écran du niveau de charge. Avant de rendre les clés, contrôlez :

• le niveau remis, noté au contrat ;
• la présence d’un câble type 2 en bon état dans le coffre ;
• la carte ou le badge prêté, et la manière de s’en servir ;
• la démarche pour payer une recharge sans abonnement.

Le câble compte. Le règlement délégué (UE) 2025/656 impose aux points normaux en courant alternatif installés ou rénovés depuis le 8 janvier 2026 au moins des socles ou connecteurs de type 2, sauf pour les points de 3,7 kW au plus qui servent surtout à la recharge sur prise, et aux points en courant continu des connecteurs Combo 2. Depuis le 14 avril 2025, les points en courant continu ouverts au public ont un câble fixe : le câble du coffre sert aux bornes en courant alternatif équipées d’un socle.

Pour payer, AFIR impose la recharge à l’acte aux points ouverts au public. Ceux déployés depuis le 13 avril 2024 proposent au moins un de ces moyens : lecteur de carte, paiement sans contact ou, sous 50 kW, paiement en ligne sécurisé comme un code QR. Si la voiture est associée à un compte pour l’authentification automatique, le client garde, à ces points, le droit de ne pas l’utiliser. Notre guide sur le fonctionnement du réseau de recharge publique reprend l’essentiel.

Équiper le parking de l’agence : puissance, pilotage et supervision

Le nombre de bornes se déduit de vos heures de retour et de départ, pas d’un ratio par véhicule. Reprenez les réservations de quelques semaines chargées et comptez les voitures qui doivent charger en même temps.

Le pilotage répartit la puissance disponible entre les bornes actives, selon des priorités : sans lui, chaque voiture tire au maximum et l’abonnement doit suivre. Le guide sur le pilotage dynamique de la charge explique ce partage. La supervision OCPP, protocole ouvert qui relie les bornes à un logiciel de gestion, permet de suivre chaque borne en temps réel, de démarrer ou d’arrêter une session à distance et de mesurer l’énergie délivrée ; voyez notre guide des logiciels de supervision et le comparatif des versions OCPP.

Côté réglementation, l’article D353‑2 du code de l’énergie réserve la pose et la maintenance des bornes d’un parking professionnel à des entreprises qualifiées, et impose une étude de conception électrique à partir de 50 places. L’équipe de l’agence branche, débranche et signale ; elle n’ouvre ni coffret ni tableau.

Pour le budget, ne comptez pas sur ADVENIR : selon l’annonce d’ADVENIR du 3 novembre 2025, la prime « Flottes et salariés » des entreprises de location de courte durée a disparu au 1ᵉʳ janvier 2026.

Mesurer les retards et le temps d’équipe, pas seulement l’occupation des bornes

Le bon indicateur d’une agence est le départ à l’heure avec le niveau prévu, pas le taux d’occupation des bornes. Une borne occupée par une voiture déjà chargée affiche un bon taux et bloque pourtant la file.

Suivez chaque mois quelques chiffres simples, tirés de la supervision et du planning :

• départs retardés ou remis avec un niveau inférieur au contrat ;
• réaffectations de réservation dues à une charge incomplète ;
• reprises de préparation et déplacements de voitures entre places ;
• durée réelle de charge et énergie par session, par modèle ;
• temps passé par l’équipe sur la recharge, recharges rapides extérieures comprises.

Ces chiffres disent où agir : une borne de plus, un pilotage mieux réglé ou une règle de retour à revoir. Les historiques rattachés à un client ou à une réservation restent des données personnelles : ne gardez que ce qui sert à la préparation et à la facturation.

Préparer votre projet de bornes avec un installateur

Un dossier complet évite les allers-retours et donne un devis comparable. Rassemblez avant la visite technique :

• la liste des modèles du parc, avec la puissance de charge en courant alternatif de chaque version, relevée dans la notice ;
• les heures de retour et de départ de quelques semaines chargées ;
• un plan du parking avec les places envisagées et la zone de préparation ;
• la puissance souscrite, une photo du compteur et du tableau électrique ;
• vos attentes sur le pilotage, la supervision et la maintenance.

Demandez au devis la version OCPP prise en charge, la façon dont le pilotage fixe les priorités, le contenu de la maintenance et la qualification de l’entreprise qui posera les bornes. Volticom est une entreprise qualifiée QUALIFELEC IRVE et intervient partout en France : visite technique, devis détaillé, supervision OCPP. Pour une agence, passez par la demande de devis professionnel ; objectif : devis sous 48 h après dossier complet.

L’essentiel à retenir

• La file de préparation se classe par marge avant le prochain départ, pas par ordre de retour.
• La durée de charge se calcule : énergie à fournir, pertes, puis puissance que la voiture accepte réellement, qui peut être inférieure à celle de la borne.
• Le relevé de retour trie les véhicules : recharge, préparation ou atelier, et tout câble abîmé est retiré du service.
• À la remise, le client repart avec un câble type 2, le niveau noté au contrat et la façon de payer une recharge sans abonnement.
• La pose et la maintenance des bornes relèvent d’une entreprise qualifiée ; la prime ADVENIR des loueurs de courte durée n’existe plus depuis le 1ᵉʳ janvier 2026.